Mantendo as regras para deduzir despesas e capitalizar custos

O IRS permite aos empresários deduzir as despesas ordinárias e necessárias de operar uma empresa a cada ano. No entanto, os proprietários de empresas também são obrigados a capitalizar os custos associados à aquisição, produção e melhoria de bens tangíveis usados em seus negócios (como equipamentos, suprimentos, edifícios, etc.). Como essas duas regras muitas vezes se mostraram difíceis de conciliar, a Receita Federal americana emitiu novos regulamentos finais esclarecendo como as regras se aplicam. Embora essas regulamentações sejam extensas e complexas, os proprietários de pequenas empresas devem estar cientes de algumas das oportunidades oferecidas.

Regras gerais

Os regulamentos delineiam quando você pode deduzir e quando deve capitalizar os valores pagos para adquirir, produzir ou melhorar a propriedade tangível. Geralmente, os valores pagos para melhorar uma unidade de propriedade devem ser capitalizados, enquanto os valores pagos para reparos e manutenção, bem como para materiais e suprimentos consumidos durante o ano, podem ser deduzidos.

Porto Seguro para Despesas

As empresas qualificadas podem optar por usar um porto seguro que lhes permita deduzir os custos incorridos para adquirir ou produzir bens tangíveis em quantias de até US $ 5.000 ou US $ 500 por item ou fatura. O limite superior está disponível para contribuintes com uma demonstração financeira aplicável (AFS). Um AFS pode ser uma demonstração financeira auditada certificada usada para fins não fiscais, como para obter crédito. Se você não tiver um AFS, você ainda pode se qualificar para o porto seguro de US $ 500 se as quantias de despesas estiverem de acordo com um procedimento contábil consistente em vigor no início do ano fiscal.
O uso do porto seguro não limita a capacidade de deduzir os valores pagos para materiais e suprimentos ou para reparos e manutenção. Pelo contrário, é uma conveniência administrativa permitir a contabilização de itens menores sem analisar cada um sob as regras relevantes

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Porto Seguro para Manutenção de Rotina

Você pode deduzir os valores pagos por atividades recorrentes que mantêm a propriedade de sua empresa em sua condição de operação normalmente eficiente. Para edifícios e seus sistemas, você deve razoavelmente esperar realizar a manutenção mais de uma vez durante o período de 10 anos, a partir do momento em que a propriedade é colocada em serviço. Para outra propriedade, você deve esperar executar a manutenção mais de uma vez durante a vida da classe da propriedade usada para fins de depreciação.

Porto Seguro para Pequenos Contribuintes

Pequenas empresas qualificadas também podem deduzir os custos do trabalho realizado em um prédio com uma base não ajustada de menos de US $ 1 milhão. Para se qualificar para o porto seguro, o negócio deve ter uma receita bruta anual média de menos de US $ 10 milhões. Além disso, o montante total pago durante o ano tributável pelos reparos, manutenção e / ou melhorias do edifício não pode exceder o menor entre US $ 10.000 ou 2% da base não ajustada do imóvel elegível. O edifício pode ser de propriedade ou alugado.
Restrições adicionais podem se aplicar para você se qualificar para esses portos seguros. Entre em contato conosco hoje mesmo se pudermos ajudá-lo a determinar como os regulamentos finais se aplicam a você.

Keeping Up with the Rules for Deducting Expenses and Capitalizing Costs

The IRS allows business owners to deduct the ordinary and necessary expenses of operating a business each year. However, business owners also are required to capitalize the costs associated with acquiring, producing, and improving tangible property used in their businesses (such as equipment, supplies, buildings, etc.). Because these two rules had often proved difficult to reconcile, the IRS issued new final regulations clarifying how the rules apply. Though these regulations are extensive and complex, small business owners should be aware of some of the opportunities they provide

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General Rules

The regulations delineate when you may deduct and when you must capitalize amounts paid to acquire, produce, or improve tangible property. Generally, amounts paid to improve a unit of property must be capitalized, while amounts paid for repairs and maintenance, as well as for materials and supplies consumed during the year, may be deducted.

Safe Harbor for De Minimis Expenditures

Qualifying businesses may elect to use a de minimis safe harbor that allows them to deduct costs incurred to acquire or produce tangible property in amounts of up to either $5,000 or $500 per item or invoice. The higher limit is available for taxpayers with an applicable financial statement (AFS). An AFS can be a certified audited financial statement used for nontax purposes, such as for obtaining credit. If you don't have an AFS, you may still qualify for the $500 safe harbor if you expense amounts in accordance with a consistent accounting procedure in place at the beginning of the tax year.
Use of the safe harbor does not limit the ability to otherwise deduct amounts paid for incidental materials and supplies or for repairs and maintenance. Rather, it is an administrative convenience to allow expensing of smaller items without analyzing each one under the relevant rules.

Safe Harbor for Routine Maintenance

You may deduct amounts paid for recurring activities that keep your business property in its ordinarily efficient operating condition. For buildings and their systems, you must reasonably expect to perform the maintenance more than once during the 10-year period beginning at the time the property is placed in service. For other property, you must expect to perform the maintenance more than once during the property's class life used for depreciation purposes.

Safe Harbor for Small Taxpayers

Qualifying small businesses may also deduct the costs of work performed on a building with an unadjusted basis of less than $1 million. To qualify for the safe harbor, the business must have average annual gross receipts of less than $10 million. Additionally, the total amount paid during the taxable year for the building's repairs, maintenance, and/or improvements may not exceed the lesser of $10,000 or 2% of the unadjusted basis of the eligible building property. The building may be owned or leased.
Additional restrictions may apply for you to qualify for these safe harbors. Contact us today if we can help you determine how the final regulations apply to you.

Rubem Souza | International Tax LLM

Tax Accountant
IRS Registered Tax Preparer